Neben den Aufgaben der Führungskräfte geht es im Normabschnitt 5 um die Rolle und Verantwortung der weiteren Führungskräfte im SGA Managementsystem (Managementsystem für Sicherheit und Gesundheit am Arbeitsplatz) sowie um die Konsultation und Mitarbeiterbeteiligung.
Die oberste Leitung hat zwar die Gesamtverantwortung und Rechenschaftspflicht für das SGA Managementsystem, aber natürlich kann sie nicht alle mit dem Managementsystem verbundenen Aufgaben selbst wahrnehmen, sondern muss die Führungskräfte und alle Beschäftigten hierbei einbinden. Auf dieser Seite geht es darum, was die Norm hinsichtlich der Rollen, Verantwortlichkeiten und Befugnisse fordert.
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1. ISO 45001 Grundlagen2. ISO 45001 Einführung
3. Kontext der Organisation
4. Arbeitsschutzpolitik & -ziele
5. Rollen, Verantwortlichkeiten, Befugnisse
6. Risiken & Chancen
7. Rechtliche Verpflichtungen & Anforderungen
8. Ressourcen, Kompetenz, Bewusstsein
Wie werden die Rollen, Verantwortlichkeiten und Befugnisse in Bezug auf die zentralen Organisationspflichten festgelegt?
Wie schon der Titel zeigt, beschäftigt Unterabschnitt 5.3 der ISO 45001 „Rollen, Verantwortlichkeiten und Befugnisse in der Organisation“ sich mit einem zentralen Bestandteil der betrieblichen Organisationspflichten, nämlich der Aufbauorganisation. Der Begriff Aufbauorganisation stammt aus der betrieblichen Organisationslehre und bedeutet, dass die Aufgaben (oder Teilaufgaben) der Organisation (also des Unternehmens) Stellen, also der kleinsten organisatorischen Einheit, die aus einem menschlichen „Aufgabenträger“ besteht, oder einer Abteilung zugeordnet werden. Abteilungen entstehen durch Zusammenfassung von Stellen unter einer Leitung; für eine eindeutige Zuordnung müssen Abteilungsleiter, die einer Abteilung zugeordnete(n) Aufgabe(n) Stellen innerhalb der Abteilung weiter zuordnen. Notwendig wurde die Aufbauorganisation durch die Arbeitsteilung. Die ISO 45001 Fordert, dass „Verantwortlichkeiten und Befugnisse relevanter Rollen“ zugewiesen sowie bekannt gemacht und dokumentiert werden.
Im Anhang A.5.3 wird hierzu erläutert, dass alle am SGA Managementsystem Beteiligten ihre Rolle, Verantwortlichkeiten und Befugnisse verstehen müssen. Es geht also darum, dass festgelegt werden muss, welche Person(en) oder Funktion(en) welche Beauftragung übernimmt und welche Verantwortlichkeiten und Befugnisse ihr dazu übertragen werden. Konkret müssen Verantwortlichkeiten und Befugnisse zugewiesen werden für:
- die Sicherstellung der Normkonformität des SGA Managementsystem,
- das Berichten an die oberste Leitung über die Leistung des SGA Managementsystem.
Weiter fordert die ISO 45001, dass Beschäftigte aller Ebenen Verantwortung für jene Aspekte des Managementsystems für Sicherheit und Gesundheit am Arbeitsplatz übernehmen, die sich in ihrem Einflussbereich befinden. Zu beachten ist hierbei, dass es zu diesem Thema auch im Arbeitsschutzrecht Vorgaben gibt. Am allgemeinsten ist die Anforderung in § 3 (2) Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG), wonach der Arbeitgeber für eine „geeignete Organisation“ zu sorgen hat – und hierzu gehört auch die Zuweisung von Aufgaben, Befugnissen und Verantwortlichkeiten (sofern er nicht alles alleine machen kann oder will).
Wie werden die Anforderungen an die Organisationspflichten nach der Norm ISO 45001 umgesetzt?
Um die ISO 45001 Anforderungen in Unterabschnitt 5.3 zu erfüllen, müssen also die betrieblichen Aufgaben im Arbeitsschutz (d.h. sowohl Aufgaben, die aus der Einführung, Verwirklichung, Aufrechterhaltung und Verbesserung des SGA Managementsystem als auch solche, die sich aus rechtlichen Anforderungen ergeben) erfasst und „Aufgabenträgern“ (Stellen) zugeordnet werden. Damit wird festgelegt, wer sich um welche Aufgabe kümmert („Zuständigkeiten“).
Zugleich ist aber zu beachten: Wenn die Aufgabe mehr erfordert als reines „Tun“, müssen mit der Aufgabe auch (z.B. Weisungs- oder Entscheidungs-)Befugnisse übertragen werden, sonst ist eine Delegation von Verantwortung nicht wirksam erfolgt – Verantwortung heißt ja, Antwort geben, Rechenschaft ablegen zu müssen und ggf. (auch juristische) Konsequenzen zu tragen. Hat der vermeintlich verantwortliche Aufgabenträger aber keine Befugnisse, können Sie ihn auch nicht zur Rechenschaft ziehen.
Das gilt nicht für reines „Tun“ – für die Art und Weise seiner Handlungen ist jeder Mensch auch im Berufsleben voll verantwortlich; mit jedem Arbeitsauftrag wird daher immer auch Handlungsverantwortung übertragen, die u.a. auch gesetzliche Pflichten im Arbeitsschutz umfasst, etwa aus §§ 15, 16 ArbSchG: gemäß den Unterweisungen und Weisungen für ihre Sicherheit und Gesundheit Sorge zu tragen und für die Sicherheit und Gesundheit von Personen zu sorgen, die von ihren Handlungen oder Unterlassungen – also dem, was sie tun müssten, aber nicht tun – betroffen sind, Maschinen, Geräte, Arbeitsstoffe und andere Arbeitsmittel sowie Schutzvorrichtungen und PSA bestimmungsgemäß zu verwenden, Gefahren zu melden etc.
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Führungskräfte
Daneben gelten für Führungskräfte ggf. bereits kraft Gesetzes auch die Arbeitgeberpflichten nach § 13 ArbSchG. Die Dokumentation der Aufgaben und Zuständigkeiten sollte daher auch genutzt werden, die Zuständigkeiten für die Umsetzung der Arbeitgeberpflichten festzulegen, sofern eine Delegation noch nicht erfolgt ist. Und last, but not least sollte auch geprüft werden, ob alle gesetzlich vorgeschriebenen Funktionen und Institutionen wie Fachkraft für Arbeitssicherheit, Betriebsarzt, Sicherheitsbeauftragte, Arbeitsschutzausschuss Ersthelfer, Brandschutz- und Evakuierungshelfer etc. bestellt und beauftragt sind.
Juristische Verantwortung
§ 9 (2) Ordnungswidrigkeitengesetz ist deutlich: „Ist jemand von dem Inhaber eines Betriebes oder einen sonst dazu Befugten 1. Beauftragt, den Betrieb ganz oder zum Teil zu leiten, oder 2. ausdrücklich beauftragt, in eigener Verantwortung Aufgaben wahrzunehmen, die dem Inhaber des Betriebes obliegen (Anm.: gilt also z.B. nicht für Ersthelfer, Brandschutzhelfer etc., sondern für die Arbeitgeberpflichten), und handelt er auf Grund dieses Auftrages, so ist ein Gesetz … auch auf den Beauftragten anzuwenden.“ Das schließt die vom jeweiligen Gesetz vorgesehenen Möglichkeiten von Sanktionen ein!
Einbindung der Beschäftigten
Im Unterabschnitt 5.4 beschäftigt sich die ISO 45001 mit der Konsultation und Mitarbeiterbeteiligung. Dabei heißt Beteiligung „Einbeziehung in die Entscheidungsfindung“, Konsultation „Ansichten einholen, bevor eine Entscheidung getroffen wird“ (Begriffe 3.4 und 3.5). Das erinnert an die Regelungen im Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG), wonach der Betriebsrat bei ausfüllungsbedürftigen Rechtsvorschriften des Arbeitsschutzes mitzubestimmen hat (§ 87 BetrVG), bei anderen Fragen aber „nur“ hinzuzuziehen ist (§ 89 BetrVG) – und wo es keinen Betriebsrat gibt, gelten wenigstens die Rechte und Pflichten der Beschäftigten nach §§ 15-17 ArbSchG. Die ISO 45001 fordert nun die Konsultation und Mitarbeiterbeteiligung und ihrer Vertreter auch beim SGA Managementsystem. Beschäftigte, die nicht der Leitungsebene angehören, müssen u.a. konsultiert werden beim:
- Bestimmen der Anforderungen interessierter Parteien,
- Festlegen der SGA Politik,
- Zuweisen von Rollen, Verantwortlichkeiten sowie Befugnissen,
- Festlegen der Vorgehensweise zur Einhaltung von rechtlichen sowie anderen Anforderungen,
- Festlegen der SGA Ziele und zur Planung der Zielerreichung,
- Planen des Auditprogramms,
- Sicherstellen einer fortlaufenden Verbesserung.
Beteiligt werden müssen sie u.a. beim
- Bestimmen der Instrumente zu ihrer Konsultation sowie Beteiligung,
- Ermitteln von Gefährdungen sowie dem Bewerten von Risiken und Chancen,
- Bestimmen von Maßnahmen zum Beseitigen von Gefährdungen und zum Verringern von SGA Risiken,
- Untersuchen von Vorfällen sowie Nichtkonformitäten und Bestimmen von Korrekturmaßnahmen.
Konsultation und Beteiligung erfordern nach ISO 45001 zudem rechtzeitigen Zugang zu eindeutigen, verständlichen und relevanten Informationen sowie die Verfügbarkeit erforderlicher Instrumente, von Zeit, Schulungen und anderen Ressourcen sowie die Beseitigung von Barrieren und Hindernissen.
Brandschutz- und Evakuierungshelfer etc. bestellt und beauftragt sind.
Wie gelingt Ihnen die Einbeziehung der Beschäftigten ins Arbeitsschutzmanagement?
Die Einbeziehung von Beschäftigten auch in die Entwicklung, Umsetzung, Aufrechterhaltung und Verbesserung des SGA Managementsystems sollte eigentlich auch ohne spezifische ISO 45001 Anforderungen selbstverständlich sein: Niemand kennt die Arbeitsbedingungen vor Ort besser als die Mitarbeiter; und es geht ja um ihre Sicherheit und Gesundheit. Wenn die Mitarbeiter zudem ihre Aufgaben im Arbeitsschutzmanagementsystem nicht nur umsetzen müssen, sondern auch umsetzen wollen, ist ein Erfolg wahrscheinlicher – dass sie aber wollen, können Sie wiederum durch eine rechtzeitige Einbeziehung bei allen relevanten Aktivitäten fördern.
Wenn etwa die oberste Leitung eine SGA Politik festlegt, die von den Mitarbeitern nicht geglaubt wird, wird ein großer Teil der möglichen Wirkung einer Politik verlorengehen. Besser ist es, vorab die Meinung der Mitarbeiter oder in größeren Betrieben des Betriebsrats zu einem Entwurf einzuholen und über ggf. geäußerte Meinungen dann noch einmal nachzudenken. Ähnlich ist es mit den SGA Zielen: Im besten Fall werden diese nicht vorgegeben, sondern mit den Betroffenen vereinbart, dann ist deren Engagement für die Zielerreichung schon einmal sichergestellt. Auch können etwa Chancen zur Verbesserung durch Vorschläge seitens der Mitarbeiter entdeckt werden. Wichtig ist hier, einen unbürokratischen Weg für Vorschläge (z.B. über Ansprechpartner) zu schaffen und jeden Vorschlag ernst zu nehmen und den Mitarbeitern eine zeitnahe Rückmeldung zu ihrem Vorschlag zu geben. Gute Ideen oder Vorschläge sollte man anerkennen, auch sollten Erfolge kommuniziert werden (z.B. grafische Darstellung der Zielerreichung; aber auch Erfolge von Aktionen etc.).
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