Das Implementieren eines SGA System bzw. Managementsystem (Managementsystem für Sicherheit und Gesundheit am Arbeitsplatz) ist eine strategische Entscheidung einer Organisation. Sie entscheidet sich dabei für den damit verbundenen Aufwand und daher will gut überlegt sein: Welche Vorteile stehen diesem Aufwand gegenüber?
Eine bewusste Auseinandersetzung mit dem Umfeld der Organisation und dessen Erwartungen sowie den möglichen positiven Effekten des SGA Managementsystems tragen dazu bei, die richtige Entscheidung zu treffen und legen zugleich die Grundlagen für die von der ISO 45001 geforderte strategische Einbindung des Managementsystems und die SGA Politik.
Welche Vorteile bringt die Einführung von einem SGA System nach ISO 45001?
Die mit der Arbeit verbundenen Gefahren haben schon seit langem zur gesetzlichen Regelung geführt, die die Arbeitgeber verpflichten, für Sicherheit und Gesundheit ihrer Beschäftigten zu sorgen. Die verbindlichen Regeln für den Arbeitsschutz werden in diesen Rechtsvorschriften gemacht. Aber die Zahl der Unfälle und arbeitsbedingten Erkrankungen zeigt, dass diese nicht ausreichen: Eine Norm für das Management von Sicherheit und Gesundheit bei der Arbeit (SGA Management) soll nach dem Vorbild von Qualitäts- oder Umweltmanagementsystemen als Leitfaden Arbeitgeber dabei unterstützen, Sicherheit und Gesundheit zum Unternehmensziel zu machen und dieses systematisch als festen Bestandteil betrieblicher Strukturen und Abläufe und damit erst wirklich wirksam umzusetzen. Für das Unternehmen können damit folgende Vorteile verbunden sein:
- Systematischer Arbeitsschutz und gute Arbeitsbedingungen sind ein unverzichtbarer Bestandteil optimierter Arbeitsabläufe, einem weiteren zentralen Baustein der Wettbewerbsfähigkeit; jeder Arbeitsunfall und jeder aufgrund einer arbeitsbedingten Erkrankung ausfallende Mitarbeiter stellt eine Störung des Arbeitssystems dar;
- Verbesserte Rechtssicherheit für die Führungskräfte, die die Arbeitgeberpflichten aus den Rechtsvorschriften umsetzen müssen, da ihre Verantwortlichkeiten und ggf. betriebliche Abläufe zur Umsetzung festgelegt werden;
- Die Einführung eines Arbeitsschutzmanagementsystem (SGA System) ISO 45001 ist schon zu Zeiten der OHSAS 18001 in manchen Branchen von Kunden gefordert. Es ist zu erwarten, dass diese Anforderung mit einer ISO-Norm zunehmen wird;
- Last but not least, sollte ein Managementsystem für Sicherheit und Gesundheit am Arbeitsplatz die SGA Leistung verbessern – konkret: zu weniger Arbeitsunfällen und arbeitsbedingten Erkrankungen und den damit verbundenen Kosten führen.
Aufwand SGA System
Dem Nutzen eines SGA System steht aber auch ein Aufwand gegenüber: die Gestaltung einer arbeitsschutzgerechten Aufbau- und Ablauforganisation und die geforderte kontinuierliche Verbesserung der Arbeitsschutzleistung kosten Zeit und Geld. Dabei ist zu bedenken, dass auch Arbeitsunfälle und arbeitsbedingte Erkrankungen Zeit und Geld kosten: Ausfälle müssen kompensiert werden, Ersatzkräfte gesucht und eingearbeitet werden, beschädigte Arbeitsmittel repariert werden, bei Unzufriedenheit mit den Arbeitsbedingungen kann die Leistung der Mitarbeiter zurückgehen und Geldbußen sind keine produktiven Investitionen. Ein gutes SGA System sollte weniger kosten als die Folgen von Unfällen und Erkrankungen, deren (z.T. verdeckte) Kosten aus der Vergangenheit einmal abgeschätzt und mit dem Aufwand für Einführung und Betrieb des SGA Managementsystem (die in einer Grobplanung ermittelt werden können) verglichen werden sollten. Nach diesem Schritt sollte das Unternehmen wissen, warum es ein SGA Managementsystem einführt und was es damit erreichen möchte. Auf dieser Grundlage sollte ein (Projekt-) Auftrag zur Einführung formuliert werden.
Weitere Verwendung der Ergebnisse
Die DIN ISO 45001 fordert in Abschnitt 4.1 und 4.2, dass die Organisation externe und interne Themen, die sich auf die Fähigkeit auswirken, die beabsichtigten Ergebnisse des SGA Managementsystems zu erreichen, sowie interessierte Parteien (zu denen auch Beschäftigte gehören) und deren maßgebende Anforderungen an das SGA Managementsystem bestimmt. Sofern im Rahmen der strategischen Entscheidung hierzu bereits Betrachtungen angestellt werden, sollten die Ergebnisse festgehalten werden, um später darauf aufbauen zu können.
Weiter können die Ergebnisse wichtige Inputs für die in Abschnitt 5.2 ISO 45001 geforderte SGA Politik der Organisation liefern: Die SGA Politik (3.14 und 3.15 ISO 45001) ist eine schriftliche Darstellung der Absichten und Ausrichtung der Organisation in Bezug auf den Arbeitsschutz und dient der Ausrichtung des SGA System. Wenn die strategische Entscheidung sorgfältig durchdacht wurde, kann in der Regel bereits ein Entwurf für eine SGA Politik formuliert werden.
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Wie werden Verantwortlichkeiten für die Einführung der ISO 45001 festgelegt?
Die Verantwortung für die Einführung und den Aufbau eines Arbeitsschutzmanagementsystems liegt bei der obersten Unternehmensführung: zum einen ist sie nach §3 Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG) ohnehin verpflichtet, für eine „geeignete Organisation“ zu sorgen, zum anderen muss sie auch nach ISO 45001 die Gesamtverantwortung und Rechenschaftspflicht für Sicherheit und Gesundheit bei der Arbeit übernehmen. Vor allem aber gehört die Führungsfunktion der Unternehmensleitung zu den kritischen Erfolgsfaktoren: Mitarbeiter wissen in der Regel ganz genau, was ihrer Unternehmensleitung wirklich wichtig ist und sind auch eher bereit, sich für solche Themen zu engagieren.
Daher fordert die ISO 45001 auch, dass die Unternehmensleitung eine aktive Rolle spielt, u.a. muss sie die Bedeutung eines wirksamen SGA System vermitteln und eine SGA Kultur entwickeln, leiten und fördern. Das heißt nicht, dass die Unternehmensleitung alles selbst machen muss, sondern sie soll auch die Führungsrolle relevanter Führungskräfte in ihren Verantwortungsbereichen unterstützen sowie weitere Personen anleiten und unterstützen, die zur Wirksamkeit des SGA Managementsystems beitragen können. Mit anderen Worten: Auch beim Aufbau Arbeitsschutzmanagementsystems dürfen (und sollten) Führungskräfte und andere fachkundige Personen eine Rolle spielen; die Unternehmensleitung hat aber die übergeordnete Verantwortung und muss persönlich überwachen, ob die festgelegte Organisation funktioniert.
Projektplanung zur Einführung eines Arbeitsschutzmanagementsystems
Die Arbeitsschutzmanagementsystem Einführung kann als Projekt betrachtet werden, denn es ist ein komplexes, einmaliges und zeitlich begrenztes Vorhaben, das außerhalb der Linie bearbeitet wird. Projektziel könnte die erfolgreiche (Erst-)Zertifizierung sein (eine Zertifizierung ist – wenn nicht Kunden eine solche verlangen – nicht zwingend notwendig, wird von den meisten Unternehmen aber aufgrund der externen Kontrolle, ob alle Anforderungen der Norm erfüllt werden, angestrebt); bei Unternehmen, die bereits über ein Arbeitsschutzmanagementsystem nach BS OHSAS 18001 verfügen, die erfolgreiche Umstellung. Kleinere Betriebe werden die Einführung eines SGA Managementsystems eher im Rahmen des Tagesgeschäftes umsetzen, größere Betriebe eine formale Projektgestaltung bevorzugen.
In jedem Fall ist Projektmanagement eine geeignete Methode, um die Beschäftigten von Anfang an am SGA System zu beteiligen. Um dabei ein systematisches Vorgehen sicherzustellen, braucht es einen Verantwortlichen für die Projektdurchführung: dieser plant und steuert das Projekt, berichtet der Unternehmensleitung, kommuniziert und berät über die notwendigen Maßnahmen mit dem Projektteam sowie relevanten Führungskräften und Mitarbeitern.
Er koordiniert auch die für eine ISO 45001 Zertifizierung notwendigen Aktivitäten. Wer ist für die Projektleitung geeignet? In vielen Unternehmen denkt man zuerst – wenn vorhanden – an die Managementbeauftragten für andere Managementsysteme. Etwa den Umwelt- oder Qualitätsmanagementbeauftragten, oder an die Fachkraft für Arbeitssicherheit. Die Managementbeauftragten kennen bereits die (nicht arbeitsschutzspezifischen) Anforderungen eines Managementsystems, zumal aufgrund der HLS-Struktur viele Normen sogar gemeinsame Textbausteine enthalten; die Fachkräfte für Arbeitsschutz kennen insbesondere die rechtlichen Verpflichtungen des Unternehmens im Arbeitsschutz.
Welche Bedeutung hat der Managementbeauftragte bei der Einführung von einem SGA System nach ISO 45001?
In der Vorgängernorm BS OHSAS 18001:2007 war noch ein „Beauftragter der obersten Leitung“ für das Managementsystem gefordert. Den gibt es in der ISO 45001 – wie auch in den Neufassungen der ISO 9001 und ISO 14001 (Qualitäts- bzw. Umweltmanagementsysteme) – nicht mehr. Aber auch für die spätere Aufrechterhaltung und Verbesserung des SGA Managementsystems braucht es einen „Kümmerer“. Daher bestellen die meisten Unternehmen – auch im UM und im QM – weiter Managementbeauftragte. Ohnehin hatten diese auch früher meist nicht die Befugnisse, die sie gebraucht hätten, um – wie von den Normen gefordert – eine normkonforme Einführung und Umsetzung sicherzustellen (d.h., Weisungsbefugnis); sie waren zumeist Stabsstellen, die als interne Berater fungierten, während der geforderte Beauftragte der obersten Leitung ein Mitglied der obersten Leitung war. Und mit den HLS-Normen ist nur dieser entfallen.
In größeren Unternehmen begleitet ein Steuerkreis in vielen Fällen das Projekt. Diesem gehören die Unternehmensleitung, relevante Führungskräfte und Fachleute angehören; mitunter übernimmt auch der gesetzlich ohnehin geforderte Arbeitsschutzausschuss (ASA) diese Rolle. Das Projektteam in größeren Unternehmen sollte möglichst aus Vertretern der relevanten Bereiche des Unternehmens sowie der Fachkräfte (mindestens Fachkraft für Arbeitssicherheit, ggf. auch Brandschutzbeauftragter) bestehen. Es sollte aber auch nicht zu groß sein, um arbeitsfähig zu bleiben. Die Zeit für die Projektarbeit ist selbstverständlich Arbeitszeit, sie gehört zu den benötigten Ressourcen. Erste Aufgabe des Projektleiters/Projektteams ist es, das ISO 45001-Projekt zu planen. Hierzu muss man sich einen Überblick über die Anforderungen der ISO 45001 verschaffen; ermitteln, was davon bereits im Unternehmen vorhanden ist und welche Aufgaben/Maßnahmen sich noch für die Erfüllung der Anforderungen ergeben.
Teilprojekte
Ggf. kann das Projekt auch in Teilprojekte untergliedert werden, etwa in „Planung“ und „Umsetzung“. Eine Grobplanung hat möglicherweise bereits zur Vorbereitung der strategischen Entscheidung stattgefunden, um den Aufwand für die SGA System Einführung ISO 45001 zu ermitteln; dann erfolgt jetzt eine Feinplanung bis hin zur Definition einzelner Arbeitspakete, die für eine erfolgreiche Durchführung abgearbeitet werden müssen. Die Planung ist ein dynamischer Prozess: im Laufe des Projektes können neue Erkenntnisse hinzukommen, daher muss der Projektplan von Zeit zu Zeit angepasst werden. Für die einzelnen Aktivitäten/Arbeitspakete sollen Ziele (erwartete Ergebnisse), benötigte Mittel, Zuständigkeiten und Fristen festgelegt werden. Damit wird zugleich das Vorgehen eingeübt, das auch später zur Planung der SGA Zielerreichung gefordert ist. Dort kommt dann noch die Wirksamkeitsprüfung hinzu, die auf der Erreichung der erwarteten Ergebnisse basieren kann. Diese sollten Sie selbstverständlich auch im Projekt überprüfen. Der Projektplan sollte von der Unternehmensleitung freigegeben werden, die damit auch die benötigten Ressourcen bereitstellt.
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