Was ist eine Betriebsanweisung & wie wird sie erstellt?

Jedes Unternehmen ist gesetzlich dazu verpflichtet, Arbeitnehmer über Gefahren am Arbeitsplatz aktiv zu informieren und den Risiken entsprechend zu unterweisen. Eine Betriebsanweisung bildet hierbei eine wichtige Grundlage und ermöglicht praxisorientierte Dokumentation. Ziel der Betriebsanweisung ist es, hierdurch Unfall- und Gesundheitsrisiken wirkungsvoll zu vermeiden. Eine Betriebsanweisung ist speziell auf das Unternehmen zugeschnittene arbeitsplatz- und tätigkeitsbezogene, verbindliche schriftliche Anordnungen des Arbeitgebers. Sie gibt Aufschluss über den richtigen Umgang mit Gefahrstoffen und eingesetzten Arbeits- und Arbeitshilfsmitteln, darunter Geräten, Maschinen, Anlagen oder Werkzeugen, und legt fest, welche erforderlichen Schutzmaßnahmen und Verhaltensregeln hinsichtlich der Gefahren für Mensch und Umwelt einzuhalten sind. Ebenfalls enthalten sind Anweisungen für das richtige Verhalten im Gefahrenfall, zur Ersten Hilfe und für die sachgerechte Entsorgung gefährlicher Abfallstoffe. In diesem Artikel erhalten Sie eine Antwort auf die Frage “ Was ist eine Betriebsanweisung “ und Sie erfahren, wie Sie eine Betriebsanweisung erstellen und in Ihrem Unternehmen wirkungsvoll einsetzen können.

Rechtliche Grundlagen
Grundsätzlich leitet sich die Pflicht zur Erstellung einer firmenspezifischen Betriebsanweisung aus § 4 Ziffer 7 des Arbeitsschutzgesetzes (ArbSchG) ab. Sie wird in verschiedenen Rechtsvorschriften wie dem § 14 der GefStoffV, § 9 der BetrSichV und § 12 der BioStoffV konkretisiert. Beschäftigte sind verpflichtet, durch den Arbeitgeber erstellte Betriebsanweisungen (BAW´s) einzuhalten (§ 15 BGV A1), wonach Anweisungen des Unternehmers zum Arbeitsschutz stets zu befolgen sind. Die Basis der zu erstellenden Betriebsanweisungen bildet die Gefährdungsbeurteilung gemäß § 5 ArbSchG, aus der die jeweils notwendigen Anweisungen abzuleiten sind.

Wie ist eine Betriebsanweisung inhaltlich aufgebaut?

Eine Betriebsanweisung muss arbeitsplatzbezogen und in einer für die Beschäftigten verständlichen Sprache und Form verfasst sein. Dies bedeutet, dass die Sprache der jeweiligen Betriebsanweisung dazu geeignet sind, dass jeder Mitarbeiter den Inhalt Betriebsanweisung versteht und entsprechend anwenden kann. Oftmals werden die Texte mit entsprechenden Piktogrammen oder Sicherheitssymbolen ergänzt. Ebenfalls müssen betriebsspezifische Angaben, wie Arzt, Ersthelfer und Notrufnummern sowie der Einsatzbereich des jeweiligen Gefahrstoffs und die Art der Tätigkeit an sich enthalten sein. Der Umfang soll für den Anwender in jedem Fall überschaubar bleiben. Normalerweise reichen ein bis zwei DIN A4-Seiten für eine praxisorientierte Betriebsanweisung aus. Diese Beschränkung auf die wesentlichen Sicherheitsforderungen wird oftmals zum ersten Problem, wenn Unternehmen eine Betriebsanweisung erstellen . Was ist wirklich wichtig und was kann ggf. auch weggelassen werden? Um eine überschaubare Dokumentation zu erstellen , wird meist eine einheitliche Gliederung und äußere Gestaltung aller zu erstellenden Betriebsanweisungen angestrebt, da dadurch die Verständlichkeit erleichtert wird.

Nach Vorgabe der TRGS 555 umfasst eine Betriebsanweisung mindestens folgende Inhalte:

1. Arbeitsbereiche, Arbeitsplatz, Tätigkeit
2. Gefahrstoffe (Bezeichnungen)
3. Gefahren für Mensch sowie Umwelt
4. Schutzmaßnahmen, Verhaltensregeln
5. Verhalten im Gefahrenfall
6. Erste Hilfe
7. Sachgerechte Entsorgung

Bei Änderungen ist die Betriebsanweisung stets anzupassen. Daher ist eine regelmäßige, in der Regel jährliche Kontrolle der Betriebsanweisung erforderlich. Zur besseren Übersicht sollten Sie sich eine Übersichtsliste erstellen, die aufführt, welche Betriebsanweisung an welchen Stellen im Unternehmen ausgehängt bzw. verlinkt sind. Wie bei jedem Managementsystem sollten auch die Betriebsanweisung als Dokument der Lenkung unterliegen. Jede BAW sollte eine eindeutige Nummerierung, das Ausgabedatum sowie den Revisionsstand enthalten und durch eine verantwortliche Person nach der Überprüfung freigegeben werden.

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Arten einer Betriebsanweisung

Grundsätzlich unterscheidet man derzeit drei Arten von Betriebsanweisungen:

1. Betriebsanweisung nach § 14 der Gefahrstoffverordnung

Sie regeln den Umgang mit Gefahrstoffen, wobei die Inhalte aus den jeweiligen Sicherheitsdatenblättern entnommen werden können. Die Grundfarbe dieser BAW´s ist i.d.R. rot oder orange.

2. Sicherheitstechnische Betriebsanweisung

Diese regeln bestimmte Tätigkeiten, wie z.B. den Umgang mit Maschinen, Geräten oder Anlagen. Als Grundlage zur Erstellung können hier Angaben des Herstellers in Gebrauchsanleitungen und Betriebsanleitungen herangezogen werden. Die Grundfarbe ist i.d.R. blau.

3. Betriebsanweisung nach § 12 Biostoffverordnung

Diese geben Hinweise zum Umgang mit biologischen Arbeitsstoffen. Dies gilt auch bei Stoffen, bei denen erfahrungsgemäß aufgrund erhöhter Unfallgefahr mit einem Infektionsrisiko oder als Folge eines Unfalles mit schweren Infektionen zu rechnen ist.

Eine Betriebsanweisung erstellen – Wer ist dafür verantwortlich?

Generell muss der Arbeitgeber eine Betriebsanweisung für jeden Arbeitsplatz erstellen, an welchem ein Mitarbeiter über den Umgang mit Gefahrstoffen oder über den sachgerechten Umgang mit Schutzmaßnahmen informiert sein muss. Oftmals delegiert der Arbeitgeber diese Arbeiten jedoch an kompetente Mitarbeiter, welche als Sicherheitsfachkräfte oder Sicherheitsbeauftragte im Unternehmen tätig sind. Wenn Sie eine Betriebsanweisung erstellen können Sie sich ebenfalls Hilfe von der zuständigen Unfallversicherung, externen oder internen Fachleuten für Arbeitsschutz, Vertretern der Arbeitsschutzbehörde oder dem Betriebsarzt holen. In jedem Fall sollte die Betriebsanweisung den in der Gefährdungsbeurteilung ermittelten Gefahrenpotentialen entsprechen und durch ein verantwortliches Unternehmensmitglied offiziell freigegeben werden.

Unterweisungen mit Betriebsanweisung

In § 9 der BetrSichV wird gefordert, dass bei der Unterrichtung der Beschäftigten nach § 81 des Betriebsverfassungsgesetzes und § 14 des Arbeitsschutzgesetzes der Arbeitgeber die erforderlichen Vorkehrungen zu treffen hat, damit den Beschäftigten alle angemessenen Informationen, insbesondere zu den sie direkt betreffenden Gefahren, welche sich aus den in ihrer unmittelbaren Arbeitsumgebung vorhandenen Arbeitsmitteln ergeben, in für sie verständlicher Form und Sprache zur Verfügung stehen, auch wenn sie diese Arbeitsmittel nicht selbst benutzen. Die hierfür eingesetzte Betriebsanweisung muss an geeigneten Stellen ausgelegt oder ausgehängt werden, so dass sie jederzeit vom Mitarbeiter eingesehen werden kann. Alleiniges Auslegen oder Aushändigen reicht jedoch nicht aus. Alle relevanten BAW`s müssen den Mitarbeitern vermittelt werden. Dies erfolgt am einfachsten im Zuge einer dokumentierten Unterweisung.

Bitte achten Sie darauf, dass nicht jeder Mitarbeiter alle Betriebsanweisungen kennen muss. Nur die für den jeweiligen Arbeitsplatz relevanten Anweisungen sollten den Mitarbeitern wirksam vermittelt sowie selbstverständlich mit einem schriftlichen Unterweisungsnachweis dokumentiert werden. Sollte es trotz der Vorbeugemaßnahmen zu einem Vorfall kommen, so müssen die Unterweisungsinhalte lückenlos nachweisbar sein.

Aktuelles zur Pflege der BA und nützliche Hinweise

Anpassungspflichten durch GHS

GHS, das weltweit einheitliche System zur Einstufung und Kennzeichnung von chemischen Stoffen und Gemischen, ist im Januar 2009 in der EU in Kraft getreten. Die Umsetzung wird schrittweise mit langen Übergangszeiträumen erfolgen. Für Stoffe sollte die Umsetzung der GHS-Kennzeichnung spätestens zum 01.12.2010 erfolgt sein. Für chemische Produkte (Gemische) wie Farben und Lacke, Reinigungsmittel, Klebstoffe u.a. ist die Umsetzungsfrist länger. Erst seit dem 01.06.2015 müssen die Gebinde nach der neuen Verordnung gekennzeichnet werden. Allerdings besteht für die Hersteller die Möglichkeit, schon ab diesem Jahr die neuen GHS-Kennzeichnungselemente zu verwenden. Prüfen Sie, ob ihre aktuellen Sicherheitsdatenblätter und eingesetzten Gebinde bereits gemäß GHS gekennzeichnet sind. Sollte dies der Fall sein, so müssen auch die entsprechenden Betriebsanweisungen angepasst und unterwiesen werden.

Zugang und Bereitstellung

Das alleinige Bereitstellen der Betriebsanweisung mittels betrieblicher EDV-Anlage ist in den Vorschriften zwar nicht explizit ausgeschlossen, aber auf Grund der Anforderungen an die freie und unmittelbare Zugänglichkeit in der betrieblichen Praxis sehr selten. Die Zugänglichkeit und die Örtlichkeit, an denen Sie die Betriebsanweisung zugänglich machen, sind an die betrieblichen Erfordernisse anzupassen. Üblicherweise hängen Sie eine Betriebsanweisung immer an den Arbeitsplätzen aus, an denen der Mitarbeiter konkret mit den Gefahrstoffen umgeht bzw. für die Gefahrenpotenzial besteht. Es muss sichergestellt sein, dass Beschäftigte jederzeit die Möglichkeit besitzen, die für sie relevante Betriebsanweisung einsehen zu können.

Ein Zugriff auf die EDV-Fassung der Betriebsanweisung mittels Computer stellt nur ein zusätzliches Informationsangebot dar und sollte die gedruckte Version nicht ersetzen. Unternehmen haben oftmals alle Gefahrstoffe in einem Gefahrstoffkataster verzeichnet. Um den Zugriff und die Übersichtlichkeit für die Mitarbeiter zu erleichtern, können die gefahrstoffspezifischen Betriebsanweisungen und Sicherheitsdatenblätter im Gefahrstoffkataster verlinkt werden. Ebenfalls sollte sichergestellt sein, dass die Betriebsanweisung vor Ort verschmutzungssicher gehandhabt und ausgehängt werden können. Hierzu können spezielle Register oder Laminierfolien genutzt werden.

Was sind die Unterschiede zwischen Betriebsanweisung, Arbeitsanweisungen und Sicherheitsvorschriften?

Eine Betriebsanweisung dient als Unterweisungsgrundlage und bestimmt in Kurzform die zu ergreifenden Schutz- und Verhaltensmaßnahmen bei speziellen Tätigkeiten. Arbeitsanweisungen dagegen beschreiben detailliert, wie bestimmte Arbeitsaufgaben bzw. Arbeitsschritte durchzuführen sind. Arbeitsanweisung en sind meist an einen bestimmten Prozess, ein Produkt oder einen Arbeitsplatz gebunden. Sie sind ein Hilfswerkzeug für jeden Mitarbeiter, damit er seine Aufgaben sicher und qualitätsgerecht erfüllen kann. Zur besseren Übersicht werden einzelne Arbeitsschritte häufig ergänzend auch in einem Flussdiagramm oder als Checkliste erstellt. Sicherheitsvorschriften sind Betriebs- und Arbeitsanweisungen übergeordnet. Sie regeln die Sicherheit auf einer dem einzelnen Produktions-, Betriebs- oder Arbeitsbereich übergeordneten Ebene. In vielen Unternehmen regeln sie spezifische Teilbereiche des Arbeits- und Gesundheitsschutzes, wie z.B. Arbeitserlaubnisverfahren, Umgang mit Betriebsmitteln, Verkehr sowie Transport.