Wie erstellt man eine Gefährdungsbeurteilung für psychische Belastung?

Unsere Arbeitswelt ist einem ständigen Wandel unterworfen: In den letzten Jahrzehnten sind körperliche Belastungen zurückgegangen, Arbeitspensum und Aufgabenvielfalt haben aber zugenommen. Damit sind Zeit- und Leistungsdruck bei der Arbeit gestiegen, gleichzeitig nahmen Handlungsspielraum und soziale Unterstützung durch Kollegen und Vorgesetzte ab. Gestiegen ist auch die Unsicherheit durch immer schnellere Veränderungen und die ständige Erreichbarkeit durch neue technische Medien. In der Folge haben psychische Erkrankungen an Bedeutung gewonnen. Sie verursachen bereits mehr als 11 Prozent aller Arbeitsunfähigkeitstage und sind die häufigste Ursache für Frühverrentungen. Das muss auch Folgen für den betrieblichen Arbeitsschutz haben – psychische Belastung am Arbeitsplatz darf bei der Gefährdungsbeurteilung nicht weggelassen werden, gegebenenfalls sind geeignete Schutzmaßnahmen festzulegen.

Wie führt man eine psychische Gefährdungsbeurteilung durch?

Um ein zutreffendes Bild der durch die Arbeit verursachten Gefährdungen zu erhalten, müssen sowohl psychische Fehlbelastungen identifiziert werden als auch die Ressourcen, die diesen entgegenwirken können. Um die psychische Belastung am Arbeitsplatz zu beurteilen, kann die psychische Gefährdungsbeurteilung grundsätzlich gemeinsam mit der Beurteilung anderer Gefährdungen durchgeführt werden.

Wenn ein Unternehmen allerdings erstmals die psychische Belastung am Arbeitsplatz ermittelt, also zum ersten Mal eine psychische Gefährdungsbeurteilung durchführt, und eine geeignete Vorgehensweise erst – ggf. auch in Pilotbereichen – erproben muss, ist es sinnvoll eine eigenständige psychische Gefährdungsbeurteilung durchzuführen. Die Durchführung entspricht auch dann dem üblichen Vorgehen (vgl. Gefährdungsbeurteilung – Durchführung):

Festlegen von Tätigkeiten/Arbeitsbereichen

Grundsätzlich kann der im Betrieb auch bei der Beurteilung anderer Gefährdungen praktizierten Aufteilung gefolgt werden. Es sollte aber auf relevante Unterschiede, etwa die Arbeitsorganisation oder soziale Beziehungen, geachtet werden, die möglicherweise eine weitere Unterteilung sinnvoll machen oder aber die gemeinsame Beurteilung von Organisationseinheiten, Teams oder Ähnlichem nahelegen können. Mitunter ergibt sich die beste Gliederung auch erst im Laufe der Gefährdungsbeurteilung .

Psychische Belastung am Arbeitsplatz ermitteln

Nach der Checkliste „Merkmale und Inhaltsbereiche der Gefährdungsbeurteilung“ aus der GDA-Leitlinie sind typischerweise die folgenden Merkmalsbereiche und Belastungsfaktoren bei der Ermittlung zu prüfen:

1. Arbeitsinhalt/Arbeitsaufgabe

Hierzu gehören Faktoren wie die Vollständigkeit der Aufgabe, Handlungsspielraum, Abwechslungsreichtum, Information/Informationsangebot, Verantwortung, Qualifikation oder emotionale Inanspruchnahme. Vollständig ist bspw. eine Aufgabe, wenn Mitarbeiter diese selbst vorbereiten, organisieren und kontrollieren, oder wenn Tätigkeiten unterschiedlich hohe Denkanforderungen stellen. Kritisch wäre einförmige Fließbandarbeit oder dauerhaftes anspruchsvolles Arbeiten mit hoher Konzentration, etwa viele Stunden andauernde medizinische Operationen.

2. Arbeitsorganisation

Typische Faktoren sind Arbeitszeit; Arbeitsintensität; Störungen/ Unterbrechungen oder Kommunikation. Bei der Arbeitszeit spielen etwa Pausen- und Erholungszeiten eine wichtige positive Rolle (Mindestanforderungen stehen im Arbeitszeitgesetz – ArbZG), ebenso Klarheit über den Arbeitsablauf und die Einbindung in den Gesamtprozess. Personalmangel, fehlende Zeitpuffer, ständige Erreichbarkeit oder Arbeiten auf Abruf sind kritisch zu betrachten.

3. Soziale Beziehungen

Hierzu gehören interne soziale Beziehungen unter Kollegen und zu den Vorgesetzen sowie externe zu Kunden, Patienten, Klienten etc. Fehlende oder geringe soziale Beziehungen zu Kollegen, z.B. bei zu wenig Personal, oder im Extremfall Ausgrenzung von Gruppenmitgliedern/Mobbing sind bspw. kritisch. Wenn Kollegen bei Problemen oder Schwierigkeiten um Hilfe gefragt werden können, ist diese eine positive soziale Unterstützung.

4. Arbeitsumgebung

Die Checkliste führt physikalische und chemische Faktoren, physische Faktoren, Arbeitsplatz- und Informationsgestaltung sowie Arbeitsmittel als relevante Faktoren auf. Viele dieser Faktoren wie Lärm, Beleuchtung, Klima usw. werden seit langem in der Gefährdungsbeurteilung betrachtet; es sollte aber verstärkt auf mögliche psychische Fehlbelastungen geachtet werden. So kann bspw. ungünstige Informationsgestaltung zu Stress und psychischer Ermüdung führen.

5. Neue Arbeitsformen

Hier werden Faktoren wie räumliche Mobilität, zeitliche Flexibilität (fehlende Abgrenzung zwischen Arbeits- und Privatleben) sowie typische Arbeitsverhältnisse und diskontinuierliche Berufsverläufe betrachtet.

Schutzmaßnahmen

Die psychische Gefährdungsbeurteilung hat vor allem das Ziel, angemessene Schutzmaßnahmen festzulegen und umzusetzen. Insofern muss eine psychische Gefährdungsbeurteilung nicht alle denkbaren Faktoren betrachten, sondern das Setzen von inhaltlichen Schwerpunkten ist erlaubt. Die Auswahl sollte aber begründet sein. Dabei sollten bereits vorliegende Informationen genutzt werden, etwa das Wissen des Betriebsarztes oder Mitarbeiterbefragungen aus dem Betrieblichen Gesundheitsmanagement, wenn es solche gibt.

Auch Indikatoren wie hoher Krankenstand, hohe Fluktuation, Qualitätsmängel/Reklamationen, Fehlleistungen, Überstunden usw. können Hinweise liefern. Ansonsten können Checklisten helfen, mit deren Hilfe mit geringem Aufwand ein erster Überblick („Grobanalyse“) über die relevanten Belastungsfaktoren gewonnen werden kann. Diese können dann in einer Feinanalyse näher untersucht werden. Die GDA-Leitlinie erwähnt drei methodische Ansätze für die Durchführung der Ermittlung psychischer Belastung, die einzeln oder in Kombination genutzt werden können:

• Beobachtung: Fachkundige Personen ermitteln die psychische Belastung durch Beobachtung mit Hilfe eines Analysebogens (oft ergänzt durch Kurz-Interviews)
• Mitarbeiterbefragung: Erfassung durch einen standardisierten Fragebogen – hier wird die Belastung durch die Beschäftigten selbst eingeschätzt
• Workshops: In moderierten Analyse- Workshops bringen sowohl Beschäftigte als auch Führungskräfte und ggf. fachkundige Personen ihr Wissen ein.

Für die Grobanalyse wird oftmals ein Fragebogen eingesetzt, um die Belastungssituation aus der Sicht der Betroffenen kennenzulernen. Damit werden die Mitarbeiter aktiv in die psychische Gefährdungsbeurteilung einbezogen. Damit aber nicht Angst vor Nachteilen bei einer offenen Kritik, etwa an der Arbeitsorganisation oder am Führungsverhalten die Antworten beeinflusst, sollte der Fragebogen anonym sein – auch wenn die Anonymität das Ableiten erster Maßnahmen aus der Grobanalyse meist verhindert. Aber auch Beobachtungen oder Workshops können zur Grobanalyse eingesetzt werden.

Ergebnisse Grobanalyse

Die Ergebnisse der Grobanalyse sollten den beteiligten Mitarbeitern zeitnah präsentiert werden, um Vertrauen in den Prozess des Ermittelns psychischer Belastungen zu erzeugen und die weitere Mitwirkung seitens der Mitarbeiter zu fördern. Dies kann in Betriebs-/ Abteilungsbesprechungen, Aushängen, etc. erfolgen. Dabei sollte auch der weitere Verlauf der Gefährdungsbeurteilung dargestellt werden. Feinanalysen werden dann durchgeführt, wenn das Ergebnis der Grobanalyse unklar ist oder Handlungsbedarf nahelegt. Für die Feinanalyse bieten sich insbesondere moderierte Workshops oder Beobachtungen (mit ergänzenden Interviews) an. Workshops sind weniger aufwendig als Beobachtungen an einzelnen Arbeitsplätzen. Zudem sind sie repräsentativer, da sie nicht nur von einer Person durchgeführt werden. Geprüft werden sollte, ob bei der Feinanalyse externe Unterstützung, z.B. durch einen Arbeitswissenschaftler, sinnvoll ist.

Video: Was ist ein Arbeitsschutzmanagementsystem ISO 45001?

 

Video: High Level Structure ISO 45001

 

Psychische Belastung am Arbeitsplatz

Was psychische Belastung genau ist, definiert die DIN EN ISO 10075-1: „die Gesamtheit aller erfassbaren Einflüsse, die von außen auf den Menschen zukommen und psychisch auf ihn einwirken“, also kognitive, informationsverarbeitende oder emotionale Vorgänge auslösen. Damit ist psychische Belastung am Arbeitsplatz nicht von vornherein negativ, sondern kann auch positiv sein – etwa, wenn die Arbeit Spaß macht. Die einzelnen psychisch bedeutsamen Einflüsse werden Belastungsfaktoren genannt – Beispiele sind etwa Arbeitsintensität oder emotionale Inanspruchnahme.

Die unmittelbare (nicht die langfristige) Auswirkung von psychischer Belastung am Arbeitsplatz ist die psychische Beanspruchung – ein Beispiel wäre Stress. Faktoren, die gesundheitsförderlich sind oder helfen, möglichen Gesundheitsgefahren entgegenzuwirken, werden Ressourcen genannt – etwa soziale Unterstützung durch Kollegen. Eine langfristige, negative psychische Beanspruchung kann zu Motivationsverlusten, Unzufriedenheit, Leistungsabfall und Erkrankungen führen – und zwar nicht nur zu psychischen Erkrankungen, sondern auch zu körperlichen (z.B. Herz-Kreislauf-Erkrankungen).Eine negative psychische Belastung am Arbeitsplatz hat gesundheitliche Auswirkungen, die allerdings von vielen Faktoren abhängig sind. Dazu gehören neben den Ressourcen am Arbeitsplatz auch Belastungen aus dem Privatleben und individuelle Ressourcen der Mitarbeiter.

Wodurch fühlen sich Arbeitnehmer belastet?

Eine aktuelle Untersuchung zu psychischen Belastungsfaktoren hat die Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin (BAuA) im Jahr 2013 veröffentlicht, den „Stressreport 2012“. Spitzenreiter sind demnach:

• starker Termin- und Leistungsdruck (34 Prozent aller befragten Arbeitnehmer),
• Störungen und Unterbrechungen bei der Arbeit (26 Prozent),
• sehr schnell arbeiten müssen (19 Prozent).

Rund 43 Prozent der Befragten gaben zudem an, dass der Stress bei der Arbeit in den vergangenen zwei Jahren zugenommen habe.

Position des Gesetzgebers

Die zunehmende Bedeutung psychischer Erkrankungen hat auch den Gesetzgeber auf den Plan gerufen. Seit der letzten Änderung des Arbeitsschutzgesetzes (ArbSchG) vom 19.10.2013 sind der Erhalt der psychischen Gesundheit in die allgemeinen Grundsätze des Arbeitsschutzes (§ 4 ArbSchG) aufgenommen und psychische Belastungen bei der Arbeit in § 5 ArbSchG ausdrücklich als Faktor genannt, durch den sich eine Gefährdung ergeben kann und bei dem daher zu ermitteln ist, welche Maßnahmen des Arbeitsschutzes erforderlich sind.

Die bessere Berücksichtigung psychischer Belastungen im Arbeitsschutz gehört zu den Schwerpunktthemen 2013 bis 2018 der Gemeinsamen Deutschen Arbeitsschutzstrategie (GDA). In diesem Rahmen wurde bereits 2012 eine Leitlinie Beratung und Überwachung bei psychischer Belastung am Arbeitsplatz veröffentlicht – zwar wendet sich diese an die Arbeitsschutzbehörden und Unfallversicherungsträger, aber bspw. die dort als Kap. 5.3 enthaltene „Checkliste Merkmalsbereiche und Inhalte der Gefährdungsbeurteilung“ kann auch im Betrieb genutzt werden – zumindest, bis die angekündigte Hilfestellung der GDA zur Durchführung der Gefährdungsbeurteilung bei psychischer Belastung vorliegt.Diese dürfte auf großes Interesse stoßen, da viele betriebliche Praktiker sich mit der Beurteilung der psychischen Belastung schwer tun. Diese erscheint weniger greifbar als etwa konkrete Unfallgefahren oder Gesundheitsgefährdungen durch Lärm oder Schwebstoffe in der Luft.

Psychische Gefährdungsbeurteilung – Beurteilung der Gefährdungsfaktoren

Nachdem im ersten Beitrag im Rahmen der Gefährdungsbeurteilung diese begründet und die Ermittlung über die Beurteilung psychischer Belastung dargestellt wurde, geht es jetzt schwerpunktmäßig um die Beurteilung der psychischen Belastung. Die Beurteilung psychischer Belastung ist im Vergleich zu anderen Gefährdungsfaktoren recht komplex, da einerseits negativ wirkende Fehlbelastungen durch positiv wirkende Belastungen (etwa Rückhalt durch Kollegen) ausgeglichen werden können. Andererseits können individuelle Voraussetzungen der betroffenen Mitarbeiter mit dazu beitragen, ob eine Belastung zu einer negativen Beanspruchung führt. Nach der Diskussion dieses Themas wird die Festlegung zusätzlicher Schutzmaßnahmen, deren Umsetzung und die Wirksamkeitskontrolle sowie die Dokumentation der Gefährdungsbeurteilung dargestellt.

Psychische Belastung am Arbeitsplatz beurteilen

Ab wann eine psychische Belastung am Arbeitsplatz als Gefährdung zu bewerten ist, die zusätzliche Schutzmaßnahmen erfordert, ist angesichts der vielfältigen Belastungsfaktoren, ihrer Wechselwirkungen untereinander und mit der individuellen Konstitution sowie der privaten Situation der Mitarbeiter zumeist nicht exakt zu bestimmen, sondern kann nur abgeschätzt werden. Dabei helfen arbeitswissenschaftliche Erkenntnisse zur menschengerechten Gestaltung der Arbeit.

Menschengerechte Gestaltung der Arbeit

Merkmale gut gestalteter Aufgaben sind bspw.:

Diese Merkmale kennzeichnen einen wünschenswerten Soll-Zustand, allerdings gibt es keine Grenzwerte, anhand derer festzustellen wäre, ob bei einem gegebenen Ist-Zustand Handlungsbedarf besteht oder nicht. Die Bewertung wird zusätzlich dadurch erschwert, dass die im Prinzip messbare psychische Beanspruchung nicht durch die von der Arbeitsumgebung abhängige psychische Belastung alleine bestimmt wird. Die ebenfalls relevanten individuellen Eigenschaften der einer Belastung ausgesetzten Person dürfen aber allenfalls eine nachgeordnete Rolle in der psychische Gefährdungsbeurteilung spielen.

Auch geht es bei der psychischen Belastung darum, die Arbeitsbedingungen bei Bedarf präventiv so zu verändern, dass die Gesundheit der Mitarbeiter nicht gefährdet wird. Die nachgeordnete Rolle, die individuelle Fähigkeiten spielen, ist diese: Es wird immer davon ausgegangen, dass eine Arbeit grundsätzlich ausführbar ist, also von dem Mitarbeiter mit seinen körperlichen und geistigen Fähigkeiten erbracht werden kann. Wenn dies nicht so wäre, hätte derjenige, der den Mitarbeiter mit der Aufgabe betreut hat, seine Auswahlpflicht verletzt, nach der nur geeignete Mitarbeiter mit Aufgaben betreut werden dürfen. Treten aber negative Beanspruchungen gehäuft auf, ist dieses ein Hinweis auf Gefährdungen durch die Arbeit – dann sollte man nach plausiblen Zusammenhängen mit der Arbeit suchen. Außerdem helfen solche Informationen dabei, Gestaltungsbedarf zu begründen.

Ihre Ansprechpartnerin bei Fragen zum Arbeitsschutz

Um die psychische Belastung am Arbeitsplatz zu beurteilen, haben sich drei Vorgehensweisen bewährt

Insbesondere, wenn die psychische Belastung am Arbeitsplatz über Beobachtungen durch fachkundige Personen ermittelt wurde, können diese die Belastung in der Regel auch beurteilen. Hilfestellung bieten dabei auch viele der Instrumente zur Erfassung psychischer Belastungen. Wenn die psychische Belastung am Arbeitsplatz mit einer Mitarbeiterbefragung ermittelt wurde, kann man den Handlungsbedarf aus den Antworten ermitteln. Wenn bspw. eine Frage von 50 Prozent oder mehr der Mitarbeiter (der Prozentwert ist individuell festzulegen und hängt u.a. von der Art der Frage ab) kritisch beantwortet wurde, ist das ein Hinweis auf einen Belastungsschwerpunkt.

Diese sollten dann in Workshops besprochen werden, um die Ursachen zu erkennen. Workshops können auch eingesetzt werden, um Belastungen zu ermitteln, die gestaltungsbedürftig sind. Dies bietet sich insbesondere an, wenn bereits die Ermittlung mittels Workshop stattfand. Dabei können bspw. die ermittelten Belastungen von den Teilnehmern beurteilt werden, indem diese einschätzen, wie groß der Einfluss der potenziellen Gefährdung auf ihr persönliches Befinden ist.

Psychische Belastung Gefährdungsbeurteilung – Festlegung zusätzlicher Schutzmaßnahmen

Ergab die Beurteilung Handlungsbedarf, müssen Maßnahmen zur Optimierung psychischer Belastungen entwickelt werden. (Optimierung, da psychische Belastungen ja nicht per se negativ sind – Maßnahmen können also der Vermeidung bzw. Verringerung psychischer Fehlbelastungen ebenso wie dem Ausbau fördernder psychischer Belastungen dienen.) Allgemein geht es darum, Arbeitsinhalt/Arbeitsaufgabe, Arbeitsorganisation, soziale Beziehungen, Arbeitsumgebung und neue Arbeitsformen so zu gestalten, dass die psychische Belastung am Arbeitsplatz nicht zur Gefährdung von Sicherheit und Gesundheit führt. In der Praxis sind dabei natürlich die betrieblichen Gegebenheiten und Möglichkeiten zu berücksichtigen; ein zentraler Schritt ist die genaue Bestimmung der Ursachen. Da konkrete Maßnahmen erst nach einer Ursachenanalyse festgelegt werden können, werden hier nur typische Beispiele aufgeführt:

Arbeitsinhalt/Arbeitsaufgabe:

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Psychische Gefährdungsbeurteilung – Was ist bei der Umsetzung der Maßnahmen zu beachten?

Bereits bei der Festlegung der Maßnahmen sollte die konkrete Umsetzung mit bedacht werden. Wenn Monotonie durch Arbeitsrotation vermieden werden soll, muss festgelegt werden, in welchen Schritten und mit welchen Ressourcen die Arbeitsplatzwechsel durchgeführt werden sollen. Ebenso wichtig:

Wer ist für die Umsetzung der Maßnahmen vor Ort zuständig? Das Erfahrungswissen der Führungskräfte als auch der Mitarbeiter sollte dabei einbezogen werden. Maßnahmen sollten immer mit Umsetzungsschritten und Verantwortlichkeiten geplant werden. Ebenso sollte überlegt werden, wie der Erfolg der Maßnahme festgestellt werden kann (in der Regel: Veränderung der psychischen Belastung in der gewünschten Weise). Die Umsetzung der Maßnahmen sollte durch fachlich versierte Personen, z.B. die Fachkraft für Arbeitssicherheit oder den Arbeitsschutzausschuss (ASA) begleitet werden, um die Verantwortlichen nicht alleine zu lassen und bei der Lösung unvorhergesehener Probleme oder der Veränderung/Anpassung der Maßnahme unterstützen zu können, falls die Ziele nicht erreicht werden.

Psychische Gefährdungsbeurteilung – Wirksamkeitskontrolle

Die in §3 Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG) für alle Maßnahmen des Arbeitsschutzes geforderte Wirksamkeitskontrolle wird in der Gefährdungsbeurteilung oftmals vernachlässigt. Im besten Fall wird dann die Umsetzung der Maßnahme überprüft. Das ist aber keine Wirksamkeitskontrolle, denn eine falsch geplante Maßnahme, die nicht zu einer Verbesserung führt, würde damit nicht erkannt werden. Zu prüfen ist also, ob sich die psychische Belastung am Arbeitsplatz in der gewünschten Weise geändert hat. Wie dieses geprüft werden kann, ist von der Maßnahme abhängig und sollte schon bei der Planung der Maßnahmen festgelegt werden (die geforderte Wirksamkeitskontrolle führt also dazu, dass das erwünschte Ergebnis einer Maßnahme im Vorfeld festgelegt werden muss).

Eine bewährte Methode im Arbeitsschutz ist die Wiederholung der Gefährdungsbeurteilung nach Umsetzung der Maßnahme – ist jetzt ein akzeptabler Zustand erreicht, war die Maßnahme wirksam. Aber gerade bei psychischen Belastungen können auch Befragungen der Mitarbeiter oder Workshops mit Mitarbeitern und Führungskräften, in denen die Ergebnisse besprochen und von den Teilnehmern mittels Bepunktung bewertet werden, der Wirksamkeitskontrolle dienen. Gerade im Umgang mit Maßnahmen, mit denen die Ziele nicht erreicht wurden, zeigt sich auch, ob im Unternehmen bereits eine Kultur des Lernens vorhanden ist. Insbesondere Schuldzuweisungen bringen nicht weiter, sondern es sollten die Ursachen analysiert und zusätzliche oder alternative Maßnahmen festgelegt werden, um das Ziel doch noch zu erreichen.

Psychische Gefährdungsbeurteilung – Dokumentation

Die Dokumentation dient zum einem dem Nachweis, dass das Unternehmen der gesetzlichen Pflicht zur Durchführung der Gefährdungsbeurteilung nachgekommen ist, zum anderen aber auch der Dokumentation von Terminen, Aufgaben und Zuständigkeiten, dem Vergleich der Ergebnisse mit späteren Gefährdungsbeurteilungen oder anderen Untersuchungen. Außerdem ist sie Grundlage der späteren Überprüfung des Prozesses und seiner Ergebnisse im Sinne der stetigen Weiterentwicklung. Die Form der Dokumentation ist nicht vorgegeben, in der GDA-Leitlinie „Gefährdungsbeurteilung und Dokumentation“ werden jedoch Mindestanforderungen der Aufsichtsbehörden vorgegeben. Demnach sollte die Dokumentation enthalten:

• Beurteilung der Gefährdungen
• Festlegung konkreter Arbeitsschutzmaßnahmen mit Terminen und Verantwortlichkeiten
• Überprüfung der Wirksamkeit
• Datum der Erstellung/Aktualisierung

Sinnvoll ist, bei der Dokumentation psychischer Belastungen auf das bereits in der übrigen Gefährdungsbeurteilung verwendete Dokumentenformat zurückzugreifen.

Fortlaufende Aktualisierung der Gefährdungsbeurteilung
Auch die psychische Gefährdungsbeurteilung muss, wie die gesamte Gefährdungsbeurteilung, fortlaufend aktualisiert werden.